2020年2,3月からコロナの影響により、リモートワークが推奨され、オンラインミーティングツールを使う機会が増えてきました。クライアントもzoomやベルフェイスなどのツールが使い慣れてきたことで、我々の様な引きこもりオンライン営業マンに取ってはかなりやりやすい環境になってきました。これまでは、「オンラインミーティングでお願いします！」と言うと「えー、来てくれないの？」と言われることも多かったのですが、これからはスムーズにオンラインで商談ができる様になり、移動コストを削減しながら効率的な商談ができるようになれば、日本の業務効率かがもっと進むのでは無いかと考えています。
さて、今回は月間120件のオンラインミーティングを行ってきた筆者が、オンラインミーティングの際に相手を退屈にさせず、対面よりも距離を近づけられる様なコツを伝授していきたいと思います。商談用や、既存クライアントとのミーティング用でも活用できますので、よろしければ最後までお付き合いくださいませ。
まずは、ミーティングの準備からお話していきます。というのも、この準備が、商談の成功に大きく影響するからです。「ただ、先方にURLを送付してミーティング開始の2,3分前にルームに入っておけば良いだけでしょ？」と思っている方多いのでは無いでしょうか。筆者自身も2020年3月から4月にかけて、様々な企業様からオンラインでサービスのご説明をして頂きましたが、明らかな準備不足を感じてしまう様なシーンが多くあります。
商談相手をガッカリさせないためにも完璧な準備をして商談に臨む様にしましょう。
オンラインミーティングの場面でよく見かけるのが、いざ商談が始まり営業資料の画面を共有しようとした時、なかなか開かず、画面共有にも手間取ってしまい、気まづい無言の時間が流れていた。と言う様な経験みなさまにもあるのでは無いでしょうか。
実際に筆者がオンライン商談を始めたばかりの頃は、同じ様なことをしてしまっていた記憶があります。最近でも商談を受けている時にその様な状態に陥ると(90%の確率で出会います)数年前の自分を思い出すことがありますが。。
オンラインミーティングにおいて沈黙は絶対にあってはならないことなので、そのミーティングで使う資料は開いた状態でミーティングを開始する様にしましょう。また、資料が1種類しか無いのであれば良いのですが、料金表とサービス概要、事例紹介などで資料が分かれている場合は、商談相手に求められてから開くのではなく、使うであろう資料も開いておく様にしましょう。
準備その2は、デスクトップの準備です。基本的にオンラインミーティングの際に、全画面共有はおすすめしていないのですが、どうしても全画面で共有が必要な場合は、デスクトップにある、フォルダやショートカットなどは予めデスクトップ以外のフォルダに入れておく様にしましょう。時々ミーティングをしていても、デスクトップが散らかっていたり、その方のクライアント名が書かれたフォルダが目に映る時があります。この様なことは絶対にNGなので、予めデスクトップは綺麗な状態にしておいてください。
画面の整理が終わったら、次は通知設定もみておく様にしましょう。これはそこまで高頻度で出会うことは無いのですが、社内メッセージの通知が画面に表示されてしまうことがあります。商談中に上司から「あのクライアント落とせそうか？」なんてメッセージが送られてきた日には、確実に破断になりますから。。メッセージの通知は確実にオフにしておく様にしましょう。また、基本的にLINEなどのプライベートのメッセージツールは仕事用のPCに入れないことをおすすめします。
続いて、かなり細かい部分ですが、マウスカーソルのサイズにも気を使うことをおすすめしています。理由としては、大抵のオンラインミーティングツールは画面共有中の画質はあまり良くありません、そのため、普段から使用しているカーソルのサイズでは、いくら説明しているところをなぞっても相手側がカーソルを見失ってしまうことがあります。そのため、カーソルのサイズを予め大きく設定しておくことで、相手の注意を引くことができますの
で、試して見ていただければと思います。
最後にブラウザのチェックです。Google Chromeを使っている方だと、様々なWebサイトをブックマークしているかと思いますが、画面共有をするとブックマークしている情報も相手に共有されてしまうので、予めこちらも非表示にしておく必要があります。Chromeの場合は、ブラウザ右上の三つの点をクリックし、「ブックマーク」→「ブックマークバーを非表示」で非表示にすることができます。
準備が整ったら実際にミーティングを開始しましょう。オンラインミーティングでは、オンライン特有のトーク術がありますので、こちらについて解説していきたいと思います。
まず、先ほどの話にも少し出てきたのですが、オンライン特有の沈黙についてです。もし予め資料は用意していたとしても、ブラウザの立ち上げや、画面共有の切り替え中に発生するロード時間は、どうしても沈黙してしまうことがあります。これまで多くのオンラインミーティングを行ってきましたが、この沈黙時間が長ければ長いほど商談相手の感度が下がっているのは、感覚だけでなく数字にも現れています。
オンライン商談成功のコツは、この沈黙をできる限り埋めることが重要であると筆者は考えています。
想定されるシーンは先ほど例に挙げた、ブラウザの立ち上げやロード時間です。オンラインミーティングを経験された方はイメージしやすいかと思いますが、ほとんどの方がこの時間ただ画面を眺めて沈黙してしまうことが多いですが、ここではどんなたわいもない会話でも良いので、必ず何か話しかける様にしましょう。
参考までに、筆者はこの時間に天気の話や、最近あったことを話す様にしています。(本当にたわいもない会話ですが。。)
沈黙のシーンはもう一つあります。それは、共有されていない画面を操作している時間です。共有画面を切り替える時に、他の画面を操作する必要があるかと思いますが、この様なシーンはほとんどのミーティングで訪れるかと思います。
この様な時に話すことが見つからない場合は、「今共有画面を切り替える操作をしていますので、少々お待ちください。いま共有を開始したので、まもなく画面が切り替わるかと思います。」と言う様に、自分の操作している内容を口に出して見るだけでも、沈黙を回避することができますし、商談相手の不安を解消させることができますので、ぜひ実践してみてください。
こちらもすでに何度かオンラインミーティングをしたことのある方は、すでに経験したことがあるかと思うのですが、相手に対して「あれ、ちゃんと聞いてる？」って思ったことないでしょうか。これは、1回のオンラインミーティングで1度はこの様なシーンが訪れることがあります。相手のカメラがオンになっていればいいのですが、相手の顔が見えていない状態で話をしていると、自分の声が聞こえているのか、話している内容を理解してもらえているのか不安になってしまうことがあります。
これらの対処法について、ここではお話していければと思います。
1つ目はものすごくシンプルで、できる限りカメラはオンにしてもらう様にしましょう。ほとんどのミーティングツールでは、ミーティング開始の直前にカメラのオンオフを選択する画面になりますので、ミーティングが開始してもカメラがオンになっている場合は、意図的にカメラをオフにしていることが想定されます。
相手の顔が見えない状態で商談をするのと、顔が見えている状態では、商談成功率に大きな差があります。なので、なんとかカメラをオンにしてもらえる様にしたいところです。
普通に「カメラをオンにしてくれませんか？」とお願いするのも良いとは思いますが、筆者は、その勇気がないので、ちょっと捻った方法でカメラをオンにしてもらう様にしています。(あまりかっこいいやり方ではないので、頻繁には使いませんが)
「あれ？〇〇さんの画面が真っ暗になっちゃってるな、なんかしちゃったかな？(独り言風に)。すみません。〇〇さんのカメラがオフになってしまっている様なので、操作パネルからオンに切り替えて頂けますでしょうか。」という風にして、相手の顔が見える様に誘導する様にしています。
2つ目は、「問いかけの頻度を高める」です。対面での商談の場合は、説明する側が一方的に話をしていても相手が相槌や、アイコンタクトをとってくれるおかげで会話のペースを相手の理解に合わせることができます。しかし、オンラインでは、相手が理解していないときにする表情などを汲み取ることが困難なため、ついつい相手のペースではなく自分のペースで説明をしてしまいがちです。
そうなると、「いつもと同じ様に説明したのに今日は反応がよくなかったな」という様な感覚になってしまいます。ここで重要となる「問いかけの頻度を高める」というのは、いつも以上に、「ここまでいかがでしょうか？」や「一旦ここまでで分かりづらい点はありますか？」などの質問を加える様にしましょう。
そもそも、SPIN営業を身体に定着できている方はこの様な質問を入れなくとも一方的な説明にはなりませんが、そうでは無い方は、対面の時よりも相手の反応を引き出す努力をする様にしましょう。
対面でのミーティングと違いオンラインミーティングだからこそできることがあります。最後はこのおすすめの工夫についてお話をして終わりたいと思います。
まず、オンラインミーティングで欠かせないのがミーティングの録画です。もちろん録画する際は先方の許可をとる必要がありますが、許可を貰った前提でお話をしていきます。
この録画は、誰にとっても有効なものになります。例えば優秀なオンラインセールスの録画を新人に見せることができたり、新人の録画を上司が確認しフィードバックを行ったり、次回の提案を考えるときにどのような話をしていたか振り返ることができるので、ミーティング中に不用意にメモを取り、会話のリズムを乱す心配もありません。(外付けのマイクを使用していないとタイピングの音がうるさく感じられてしまうので、メモをしない方が良いです。)
Googleハングアウトの場合は通常プランでは録画機能は無いですが、zoomは無料プランでも録画機能があります。(現在のプランはご自身でご確認ください)、ベルフェイスも録画機能はありますが、私が利用していた時は、相手の声が録音できなかったのであまり活用できませんでした。(現在は仕様変更がされている可能性もありますので、ご利用の方はチェックして見てください。)
人間の集中力は15分周期で維持されているという研究結果があります。そのため、60分間の説明を最初から最後まで集中して聴き続けるということは、ほとんどの人にはできないのです。この長時間の説明に集中させるための工夫は昔から行われてきました。特に有名なのは、第二次世界大戦時イギリスの首相だったチャーチルの工夫です。チャーチルは、多くの大衆の前で演説を行う際に決まって葉巻を吸っていたのですが、こちらの葉巻には針金が1本通してあり、葉巻の灰がなかなか落ちない様に仕込まれていました。大衆は、このなかなか落ちない灰が気になってしまい、その場を離れることをせず、気付いたら演説に聞き入ってしまっていた。というエピソードがある様です。詳しくは「チャーチル 葉巻」などで調べて見てください。
話しを戻すと、人間の15分の集中力は、どれだけ面白い話をしても伸ばすことは困難です。テレビなども約15分ごとにCMに入る様になっているなど、視聴者に休憩時間を与えながら放送されいます。
これを商談やミーティングの際に取り入れることで、1時間でも1時間半でも聞き手の理解を最大限にすることが可能になります。筆者が普段から行っている方法としては、プレゼンテーションの資料で15分くらいのページがどれかを事前にチェックしておき、15分の目安ページに到達したタイミングで、雑談をしたり、質問を投げかけたりすることで、脳に休息時間を与える様にしています。
また、会話だけでは無く、視線を画面以外に集中させる事も有効です。相手のいる場所についての話をすると大抵の場合目線を外すことができます。証明やインテリア、周りにいる人の話など、どの場の状況に応じて一度休憩時間を与える工夫をして見ましょう。
今回は、月間120件のオンラインミーティングを行ってきた私のおすすめをご紹介させて頂きました。オンラインミーティングの機会がこれから増えていくことが予想されるので、是非参考にして頂ければと思います。
これから、オンラインミーティングの機会が増え、対面での接触機会が減っていきます。営業スキルに加えて、マーケティングの知識をつけることで、デジタルを活用した売上の成果を上げることが可能になります。
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